Triển khai công chứng điện tử - BV1: Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung

Hoạch định Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung cả nước, sẵn sàng triển khai công chứng điện tử

Bộ, Sở Tư pháp đã xây dựng và quản lý tập trung, đồng bộ, thống nhất từ Trung ương đến địa phương do Bộ Tư pháp chủ trì quản lý theo Nghị quyết số 66.14/2026/NQ-CP và Quyết định số 3727/QĐ-BTP

Và hiện cung cấp hoạt động thử nghiệm ở tại link này https://thunghiem-csdlcc.moj.gov.vn/dang-nhap

Kiến trúc cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia 1

Hình: Kiến trúc Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung cả nước

Sau đây là các yêu cầu về xây dựng, thiết kế mô hình Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, thống nhất, dùng chung cả nước; triển khai Quyết định số 3727/QĐ-BTP

I. Nguyên tắc và yêu cầu thiết kế:

Dữ liệu ĐÚNG - ĐỦ - SẠCH - SỐNG - THỐNG NHẤT - DÙNG CHUNG, với 05 nguyên tắc trọng tâm sau đây:

(1) Tập trung dữ liệu ở Trung ương, phân tán giao dịch ở địa phương:

- Hình thành CSDL công chứng do Bộ Tư pháp quản lý, là nơi lưu trữ bản chính điện tử của các văn bản công chứng.

- Các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương kết nối tới trung tâm qua phần mềm chuyên dùng đáp ứng các yêu cầu hợp chuẩn/hợp quy; bảo đảm kết nối qua hạ tầng kết nối an toàn theo quy định.

(2) Tách bạch lưu trữ bản chính và giao dịch nghiệp vụ:

- Lõi trung tâm tập trung vào chức năng: tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ, bảo quản và cung cấp bản chính điện tử.

- Các chức năng nghiệp vụ dành cho văn phòng công chứng (tiếp nhận yêu cầu, đặt lịch hẹn, thanh toán, quản lý quy trình nội bộ) được triển khai bởi các nhà cung cấp hiện có triển khai; kết nối với CSDL Công chứng tập trung theo chuẩn thống nhất.

(3) Dựa trên hạ tầng số và dữ liệu quốc gia:

- Tận dụng và tích hợp định danh điện tử VNeID, CSDL quốc gia về dân cư, CSDL đất đai, CSDL đăng ký doanh nghiệp, CSDL thuế và các nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu.

- Đảm bảo tương thích với các tiêu chuẩn chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ tin cậy theo quy định.

(4) Chuẩn hóa, mở cho nhiều nhà cung cấp:

- Nhà nước ban hành bộ chuẩn dữ liệu, giao thức kết nối và yêu cầu an toàn thông tin theo quy định.

- Cho phép đa dạng nhà cung cấp phần mềm nghiệp vụ cho tổ chức hành nghề công chứng; tuy nhiên bắt buộc tuân thủ quy chuẩn để kết nối với CSDL Công chứng.

(5) An toàn, bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân:

- Thiết kế hệ thống theo nguyên tắc “bảo vệ dữ liệu ngay từ thiết kế”, đảm bảo tuân thủ Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/04/2023 của Chính phủ: Bảo vệ dữ liệu cá nhân

- Áp dụng các tiêu chuẩn về quản lý an toàn thông tin; thực hiện mã hoá, phân quyền, giám sát truy cập và lưu vết đầy đủ.

II. Yêu cầu về mô hình kiến trúc tổng thể hệ thống CSDL công chứng

(1) Về sự phù hợp với với Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số

Kiến trúc của hệ thống CSDL công chứng phải phù hợp với Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số ban hành kèm theo Quyết định số 3090/QĐ-BKHCN ngày 08/10/2025 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.

Mô hình khái quát của Khung kiến trúc tổng thể quốc gia kèm theo Quyết định số 3090/QĐ-BKHCN ngày 08/10/2025 của Bộ KHCN gắn với yêu cầu cải cách, số hóa, minh bạch trong quá trình xây dựng, an ninh mạng, an toàn thông tin; bảo đảm kết nối, chia sẻ, dùng chung tài nguyên, dữ liệu; tránh trùng lặp trên quy mô quốc gia; đồng thời hỗ trợ phát triển kinh tế - xã hội, phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Theo mô hình Khung kiến trúc số tham chiếu cấp bộ, Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng cần được thiết kế theo các lớp chức năng từ dưới lên, bao gồm: (1) Lớp Hạ tầng số và an ninh mạng dùng chung, (2) Lớp Dữ liệu và nền tảng lõi, (3) Lớp Ứng dụng và nghiệp vụ dùng chung và (4) Lớp Kênh tương tác và đo lường hiệu quả. Sự phân lớp này giúp phân định rõ vai trò, trách nhiệm của các cơ quan tham gia vào Hệ thống, bảo đảm các thành phần có thể được phát triển độc lập nhưng vẫn tương thích và kết nối chặt chẽ với nhau.

(2) Về sự phù hợp với Khung kiến trúc số Bộ Tư pháp phiên bản 4.0

Ngày 31/12/2025, Bộ Tư pháp đã Ban hành Khung kiến trúc số Bộ Tư pháp phiên bản 4.0 (Quyết định số 3828/QĐ-BTP). Theo đó, trong mô hình tổng thể đã thể hiện vị trí của cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng, nghiệp vụ về công chứng trong kiến trúc tổng thể của Bộ, Ngành Tư pháp:

Tuân thủ Kiến trúc Lớp hạ tầng số và an ninh mạng dùng chung:

-Cơ sở dữ liệu công chứng sẽ vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin tập trung do Bộ Tư pháp đầu tư. Bộ Tư pháp đang lập chủ trương đầu tư dự án thuê hạ tầng Cloud làm Trung tâm dữ liệu chính (DC). DC dự kiến đầu tư sẽ có tài nguyên đáp ứng đủ cho tất cả các ứng dụng/ dịch vụ của Bộ Tư pháp sử dụng đến năm 2030 với các công nghệ mới nhất, đảm bảo hoạt động ổn định, hiệu quả.

-Sơ đồ khái quát kiến trúc Chính phủ số Bộ Tư pháp thể hiện rõ CSDL công chứng được kết nối và chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư, các cơ sở dữ liệu, hệ thống có liên quan theo các văn bản hướng dẫn của Bộ Công an và Bộ Khoa học và Công nghệ, để đảm bảo an toàn thông tin, các hệ thống thông tin này cần đạt cấp độ 3 trở lên để bảo đảm đủ điều kiện kết nối với Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư

Tuân thủ Kiến trúc Lớp Dữ liệu và nền tảng lõi:
Theo mô hình dữ liệu tham chiếu của Bộ, Ngành Tư pháp, dữ liệu công chứng thuộc Mục dữ liệu Bổ trợ tư pháp (DRM003.004.011), cụ thể:

Tuân thủ Kiến trúc Lớp Ứng dụng và nghiệp vụ dùng chung:

Nghiệp vụ về công chứng thuộc Danh mục nghiệp vụ chuyên ngành, cụ thể các nhóm nghiệp vụ sau:

Tuân thủ Kiến trúc Lớp Kênh tương tác và đo lường hiệu quả

Cơ sở dữ liệu công chứng cung cấp các hình thức, phương tiện, qua đó người sử dụng truy cập thông tin, dịch vụ Bộ Tư pháp cung cấp. Các kênh truy cập chính bao gồm: tin nhắn SMS, thư điện tử (email) và ứng dụng Web (website).

III. QUY ĐỊNH KỸ THUẬT VÀ CẤU TRÚC CSDL CÔNG CHỨNG

Để đáp ứng yêu cầu các thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành phải được duy trì đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung, đúng quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật tại Nghị quyết số 214/NQ-CP, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định 3727/QĐ-BTP ngày 29/12/2025 ban hành Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, đặt nền móng cho việc hình thành CSDL Công chứng trong đó quy định kỹ thuật, cấu trúc CSDL Công chứng để phục vụ xây dựng, kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác.

1. Các nhóm thông tin

Theo Quyết định 3727/QĐ-BTP, CSDL Công chứng gồm 7 nhóm thông tin; mỗi nhóm quy định chi tiết cấu trúc, kiểu dữ liệu và yêu cầu đối với từng trường thông tin. Khái quát như sau:

Thứ nhất, Nhóm thông tin giao dịch công chứng:

Thông tin giao dịch công chứng được định nghĩa gồm 8 thực thể dữ liệu bao phủ toàn diện các thông tin liên quan đến giao dịch công chứng từ Mã định danh, loại giao dịch, ngày công chứng, số công chứng, các bên liên quan, tài sản, công chứng viên, tổ chức công chứng, phí, phân loại giao dịch giấy/điện tử, lịch sử cập nhật giao dịch công chứng,…

Thứ hai, Nhóm thông tin ngăn chặn/cảnh báo rủi ro:

Thông tin ngăn chặn, cảnh báo, giải tỏa, đối tượng bị ngăn chặn (tài sản, cá nhân, tổ chức) bao gồm 4 thực thể dữ liệu mô tả thông tin về văn bản ngăn chặn/cảnh báo rủi ro cũng như các trường dữ liệu tham chiếu đến đối tượng bị ngăn chặn.

Thứ ba, Nhóm thông tin tham chiếu về tổ chức hành nghề công chứng:

Thông tin tham chiếu về tổ chức hành nghề công chứng được quy định gồm 16 trường thông tin mô tả về tổ chức hành nghề công chứng bao gồm: Mã định danh, tên tổ chức, giấy tờ pháp nhân theo quy chuẩn QCVN 09:2025/BCA.

Thứ tư, Nhóm thông tin tham chiếu về công chứng viên:

Thông tin tham chiếu về công chứng viên gồm hai thực thể quản lý chính bao gồm thông tin cá nhân công chứng viên và dữ liệu thẻ hành nghề, trạng thái hành nghề công chứng.

Thứ năm, Nhóm thông tin tham chiếu về cá nhân/tổ chức:

Nhóm thông tin cá nhân/tổ chức tham gia giao dịch công chứng gồm hai thực thể quản lý là cá nhân và tổ chức với các trường thông tin cụ thể được quy định theo quy chuẩn QCVN 09:2025/BCA.

Thứ sáu, Nhóm thông tin tài sản:

Nhóm thông tin tài sản bao gồm thông tin chung về tài sản, thông tin chủ sở hữu và thông tin chi tiết của 10 loại tài sản bao gồm: Quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, hợp đồng mua bán BĐS, Xe mô tô gắn máy, Xe bốn bánh gắn động cơ, tàu biển, phương tiện thủy nội địa, tàu cá, tàu bay, tài sản khác.

Thứ bảy, Nhóm thông tin tham chiếu về địa điểm:

Nhóm thông tin tham chiếu về địa điểm là sự kết hợp QCVN 09:2025/BCA về cấu trúc địa chỉ theo mô hình đơn vị hành chính cũ kết hợp danh mục và mã số đơn vị hành chính theo Quyết định số 19/2025/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Ban hành Bảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam.

2. Tổ chức triển khai

Cục Bổ trợ tư pháp có trách nhiệm Chủ trì, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin và cơ quan, đơn vị có liên quan xây dựng Cơ sở dữ liệu về công chứng. Xây dựng, công bố các dịch vụ kết nối chia sẻ dữ liệu phù hợp với Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng.

Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm: Hướng dẫn triển khai các dịch vụ chia sẻ dữ liệu cơ bản trên cơ sở cung cấp các thông điệp dữ liệu theo Quy chuẩn dữ liệu này. Phối hợp với Bộ Công an, Bộ Khoa học và Công nghệ để triển khai cung cấp dịch vụ dữ liệu qua Nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu (NDOP/NDXP); tiếp nhận và xử lý các yêu cầu kết nối, khai thác dữ liệu qua dịch vụ chia sẻ dữ liệu; kiểm thử các thông điệp dữ liệu cung cấp từ dịch vụ chia sẻ dữ liệu tuân thủ Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng.

Các địa phương và nhà phát triển phần mềm căn cứ Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng chuẩn bị các điều kiện làm sạch dữ liệu từ các CSDL công chứng địa phương hiện thời và chuyển đổi dữ liệu

VI. MÔ HÌNH KIẾN TRÚC TỔNG THỂ HỆ THỐNG

Đề xuất kiến trúc logic của hệ thống CSDL công chứng theo mô hình 6 lớp dịch vụ, vận dụng phương pháp thiết kế theo nhóm nghiệp vụ (Domain-Driven Design) như sau:

Lớp 1 - Phần mềm nền tảng công chứng

Phần mềm Nền tảng Công chứng không thuộc phạm vi đầu tư của CSDL Công chứng nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong kiến trúc tổng thể. Phần mềm nền tảng Công chứng được sử dụng bởi các tổ chức hành nghề công chứng, hiện nay có nhiều nhà cung cấp và chủ yếu hỗ trợ quản lý thông tin hồ sơ công chứng truyền thống.

Trong giai đoạn đầu triển khai CSDL Công chứng, các nhà cung cấp phần mềm hiện thời được tạo điều kiện kết nối và trao đổi dữ liệu với CSDL Công chứng tập trung, tránh gián đoạn công việc của các tổ chức hành nghề công chứng đồng thời nhanh chóng tạo lập dữ liệu dùng chung cho hệ thống. Trong tương lai, các phần mềm nền tảng Công chứng được khuyến khích phát triển và hỗ trợ đồng thời cho cả hoạt động công chứng truyền thống và công chứng điện tử khi đủ điều kiện áp dụng.

Hiện nay phần mềm công chứng Green eNotary của Công Nghệ Xanh Group đáp ứng hoàn chỉnh được cấu trúc dữ liệu, nghiệp vụ vại các văn phòng công chứng, cũng như đồng bộ hai chiều dữ liệu theo chuẩn của địa phương và Bộ

Lớp 2 - Cổng tích hợp dữ liệu và dịch vụ dùng chung

Để đảm bảo các tiêu chí ĐÚNG - ĐỦ - SẠCH - SỐNG của CSDL Công chứng thì cần thiết lập lớp dịch vụ dùng chung mà mọi giao dịch công chứng (truyền thống và điện tử) đều phải kết nối, sử dụng theo tiêu chuẩn thống nhất. trước mắt đề xuất triển khai một số dịch vụ trọng yếu bao gồm:

- Dịch vụ API kết nối an toàn dành riêng cho ngành công chứng.

- Dịch vụ truyền file dung lượng lớn.

- Dịch vụ chữ ký số cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

- Dịch vụ dấu thời gian điện tử và các cổng chuẩn hoá giao thức/định dạng dữ liệu.

- Các dịch vụ dùng chung khác.

Lớp 3 - CSDL Công chứng tập trung

Để bảo đảm tiêu chí “THỐNG NHẤT - DÙNG CHUNG”, cần xây dựng kho dữ liệu công chứng tập trung, bao gồm dữ liệu hồ sơ công chứng, các CSDL thành phần như: tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, tài sản, thông tin ngăn chặn/giải tỏa giao dịch…; đồng thời lưu trữ bản chính điện tử để sẵn sàng cung cấp/khai thác theo thẩm quyền.

Thiết kế kho dữ liệu cần chú trọng thu thập dữ liệu “tại nguồn” và đầy đủ thuộc tính liên quan đến hồ sơ; phản ánh trung thực diễn biến giao dịch của từng bộ hồ sơ, tiệm cận thời gian thực, từ đó bảo đảm các tiêu chí chất lượng dữ liệu.

Lớp 4 - Tích hợp liên thông với các hệ thống khác

CSDL Công chứng cho phép các hệ thống có nhu cầu khai thác qua hai (02) kênh:

- Kênh hệ thống nhà nước: Các hệ thống của Chính phủ như CSDL dân cư, đất đai, đăng ký doanh nghiệp, thuế, thi hành án, toà án… phục vụ kiểm tra, đối soát và tự động cập nhật sau giao dịch công chứng. Các hệ thống này sẽ kết nối CSDL Công chứng thông qua các nền tảng tích hợp, điều phối và chia sẻ dữ liệu quốc gia phổ biến như LGSP, NDXP,...

- Kênh tổ chức ngoài khu vực nhà nước: nếu thuộc đối tượng được phép, kết nối thông qua Cổng tích hợp dữ liệu và dịch vụ dùng chung (Lớp 2). Tùy tính chất khai thác, việc thu phí/không thu phí thực hiện theo quy định.